Assistant(e) attaché(e) de direction

RESPONSIBILITIES

Finalité de l'emploi :

L'assistant Attaché de Direction apporte un soutien à la direction générale de la Business Unit.

Il/elle aura pour mission :

• Apporter son assistance lors de l’organisation des principaux salons de notoriété mondiale dans le respect du budget alloué et conformément au cadre fixé par le groupe
• Être un support auprès de l’ensemble des parties prenantes et instaurer une relation pérenne fournisseurs, direction générale du groupe, organisateurs, partenaires, sous-traitants …
• Participer à l’ensemble des contrats en optimisant le budget avec un service fiable et de qualité et s’assurer du respect des différents budgets alloués
• Contrôler les prestations reçues (niveau de qualité, respect des délais…)
• Maintenir le contact avec les principaux organisateurs de salons internationaux

Apporter un soutien au Vice-Président de la BU

• Apporter un soutien à l’Attachée de Direction en tant que back-up sur le plan organisationnel, logistique, linguistique (gestion de l’agenda, voyages, notes de frais, présentations…)
• Participer à la coordination des contrats avec les clients et les Usines du Segment ou de la BU

Apporter un soutien à l’équipe commerciale

• Apporter de l'aide sur le plan organisationnel, logistique, linguistique et administratif à l’équipe commerciale et maintenir de bonnes relations avec nos clients
• Aide au suivi des principaux indices sur le marché (matières premières, produits de base, CPI, FSD2, Alu, devises)
• Gestion des rapports, mailings, présentations et aide sur demande

Apporter un soutien au sein de l’entité Howmet SAS & Howmet Aerospace

• Aider à l’organisation des voyages intercontinentaux nécessitant une forte expérience afin d’optimiser la qualité/les coûts, principalement pour Howmet SAS, mais également pour Howmet Aerospace
• Être en support pour l'agence de voyage CWT et suivi (processus/facturation)
• Participation à l’organisation de séminaires
• Aider l’Attachée de Direction sur diverses thématiques (partage d’expérience, formation, ETP program…)

Les conditions d'emploi sont les suivantes :

• Respecter les règles de sécurité et de qualité
• Représenter l’image du groupe auprès de l’ensemble de ces interlocuteurs extérieurs
• Être le garant des intérêts du groupe (maîtrise des coûts, qualité du service et des prestations rendues, …)
• Capacité à créer des relations de confiance, des partenariats

QUALIFICATIONS

Savoir :

• Anglais - courant
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
• Connaissances dans la gestion de projets complexes

Savoir-faire :

• Capacité d’organisation et de priorisation
• Aptitude à travailler en support et en coordination avec des interlocuteurs multiples
• Qualités rédactionnelles et de mise en forme de documents
• Savoir mener des négociations
• Capacité en gestion de projet

Savoir-être:

• Être rigoureux, méthodique et organisé
• Être à l’écoute/ qualités relationnelles
• Capacité d’adaptation, Gestion du stress
• Avoir le sens de la négociation et de l’argumentation
• Capacité à représenter l’entreprise