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OFFICE EXPERIENCE COORDINATOR (W/X/M)

Vollzeit (40 Std./Woche) | befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung | Berlin

Zur Verstärkung unseres Berliner Büros suchen wir ab sofort eine serviceorientierte, strukturierte und hands-on arbeitende Persönlichkeit für den Bereich Office Experience.

Ihre Aufgaben

• Empfang & Client Experience
  • Professioneller Empfang sowie Betreuung nationaler und internationaler Mandanten und Besucher
  • Annahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch und Englisch
  • Sicherstellung einer durchgehend positiven Ankunfts- und Aufenthaltserfahrung im Einklang mit unseren Client Service Principles
  • Koordination von Besucherbüros inkl. Buchung, Vorbereitung und Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
  • Organisation von Zugängen, Gebäudepässen, Technikbedarf sowie allgemeinen Besucherinformationen
• Conference Center & Veranstaltungsbetreuung
  • Eigenständige Verwaltung und Koordination aller Konferenz- und Besprechungsräume
  • Abstimmung mit internen Stakeholdern zu Raum-Setup, Technik, Catering und Zeitplänen
  • Bestellung, Vorbereitung und Nachbereitung von Caterings inkl. Küchen- und Pantryarbeiten
  • Unterstützung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Mandantenmeetings, Recruiting-Events, Präsentationen)
  • Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Re-Konfiguration von Konferenz-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen
  • Gelegentliche Unterstützung außerhalb der regulären Arbeitszeiten (mit zeitnahem Freizeitausgleich)
• Office Services & Facility Management
  • Tägliche Kontrollgänge durch Büro- und Allgemeinflächen zur Sicherstellung von Qualität, Sauberkeit und Funktionalität
  • Koordination von Reparaturen, Wartungen und externen Dienstleistern inkl. Qualitätskontrolle
  • Ansprechpartner für Hausverwaltung und externe Servicepartner
  • Durchführung kleinerer Instandhaltungsarbeiten (z. B. Austausch Leuchtmittel, kleinere technische Störungen – Kaffeemaschine, etc.)
  • Organisation von Büro-Setups, internen Umzügen sowie Material- und Lagerverwaltung
  • Verwaltung, Bestellung und Auffüllung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien
• Administration & interne Unterstützung
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten am Empfang (Listenpflege, Übersichten, Rechnungsbearbeitung und -prüfung)
  • Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
  • Mitarbeit an Sonderprojekten sowie kontinuierliche Optimierung interner Abläufe
  • Unterstützung des Operations-Teams auch bei vertraulichen Themen
  • Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinien

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotelfach, als Office Assistant oder vergleichbare Positionen im Bereich Sales
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Office-, Service- oder Sales-Umfeld, idealerweise in einer internationalen Kanzlei/Unternehmen oder der gehobenen Hotellerie
• Sehr hoher Service- und Qualitätsanspruch, Flexibilität sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Souveränes, professionelles und freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägter Blick für Details
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Das bringen Sie außerdem mit

• Sehr gute Kenntnisse in Outlook, MS Word, und gute Kenntnisse in Excel
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Flexibilität für die Arbeit im gemeinsam geplanten Drei-Schicht-System (zwischen 8:00 und 20:00 Uhr) von montags bis freitags

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Kanzleiumfeld
• Ein kollegiales, humorvolles Team mit flachen Hierarchien
• Viel Eigenverantwortung und Raum für Ideen und Prozessverbesserungen
• Attraktive Vergütung im Bereich von 38.000 € bis 50.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung
• Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz im Herzen von Berlin

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an jobs@mofo.com.