Auxiliar de oficina

Descripción del Rol

Acerca del rol

El Auxiliar de Oficina es el punto de soporte administrativo de la operación de GFT en Panamá. Desde nuestra oficina ubicada en Ciudad del Saber, esta persona asegura que la operación diaria fluya: documentación, mensajería, insumos, proveedores, atención de visitas y apoyo a los ingresos de nuevos colaboradores. El puesto opera en jornada de 4 horas de trabajo al día, bajo modalidad híbrida: tres días presenciales en la oficina y dos días remotos; trabajando de lunes a viernes.

Buscamos una persona responsable y proactiva. La persona en este puesto será clave en la gestión administrativa diaria, asegurando el correcto funcionamiento de la oficina y brindando soporte en tareas operativas.

Un día en este rol

Tareas presenciales (días en Ciudad del Saber):

• Gestionar documentación necesaria para la operación: gestión de firmas, envío y recepción a través de mensajería.
• Realizar compras de insumos de oficina según necesidad.
• Participar en onboarding de ingresos nuevos, coordinando con los diferentes departamentos según necesidad: HR – para entrega de kit de bienvenida, IT – para entrega del equipo de trabajo, Ops – para cualquier otra necesidad.
• Atención y coordinación de visitas en la oficina.
• Administración de inventario de insumos y de activos fijos en la oficina.
• Apoyar en trámites administrativos solicitados por las áreas claves de la empresa: Finanzas, HR, Ops, TI, Legal y Marketing; por ejemplo, apersonarse a oficinas de entes gubernamentales a entregar documentación o solicitar información si fuera necesario.
• Con guía del equipo de TI, coordinar los equipos a entregar a nuevos empleados, custodiar y manejar el inventario local de TI, y gestionar el envío y recolección de equipos para ingresos y desvinculaciones.

Tareas que pueden ejecutarse de forma remota:

• Envío de solicitud de pagos de proveedores al departamento de finanzas.
• Gestionar cotizaciones de proveedores, o servicios según necesidad.
• Gestionar convenios con proveedores de servicios, hoteles, etc., y sus renovaciones según se requiera.

La experiencia requerida

Experiencia previa o cursando estudios relacionados a labores asistenciales o secretariales. Manejo de herramientas ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Teams). Capacidad de organización y trabajo autónomo, con mínima supervisión. Habilidades de comunicación escrita y verbal.

Nuestros valores fundamentales están enfocados en la inclusión y la diversidad. Todas las personas aplicantes serán considerados para el empleo y pasarán por un proceso de reclutamiento justo, independientemente de su raza, religión, identidad de género, orientación sexual, origen nacional o condición de discapacidad. Tu viaje con nosotros inicia aquí!!