Budget and reporting coordinator

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

L'IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire provoquée par l'afflux de réfugiés du Darfour vers l'est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d'Oure Cassoni. L'assistance aux réfugiés soudanais s'est maintenant étendue à la gestion de dix camps à l'est et d'un camp à l'ouest, avec une assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, de nutrition et d'eau, d'hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l'insécurité alimentaire, l'IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L'IRC travaille actuellement dans trois districts sanitaires, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, l'IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L'IRC met en œuvre des projets d'assistance dans les domaines de la santé, de la nutrition ainsi que de la protection et de la réponse à la violence basée sur le genre.

L'IRC Tchad s'engage dans son plan d'action stratégique 2025-2030 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en matière de santé, de nutrition et de protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L'IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle dans les domaines clés afin que les actions de l'IRC soient intégrées dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

APERCU DU POSTE

Le/La Coordinateur/trice Budget et Reporting assiste le Directeur Adjoint des Finances dans la gestion du département Budget et Reporting. Il/Elle apporte un soutien technique et opérationnel dans la planification budgétaire, le suivi financier, la production des rapports financiers et des bailleurs, ainsi que dans la supervision, la formation et la gestion du personnel. Il/Elle contribue également au renforcement des contrôles internes, à la gestion des partenariats et à la mise en œuvre des politiques et procédures financières afin d’assurer la conformité et l’atteinte des objectifs du programme pays.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Le/La Coordinateur/trice Budget et Reporting est responsable de l’orientation stratégique et de la supervision globale de la gestion budgétaire et du reporting financier du programme pays. Sous la supervision du Directeur Adjoint des Finances, il/elle assure la planification, le suivi et l’analyse des budgets, la supervision financière des partenariats, ainsi que le renforcement des capacités et l’accompagnement technique du personnel finance. Il/Elle contribue également à l’amélioration des processus financiers, à la qualité des rapports financiers et au respect des exigences des bailleurs de fonds et des politiques de l’IRC.

Budget:

• Aider à la préparation et à la révision des propositions et des budgets des programmes et des subventions.
• Participer à la préparation et à la mise à jour du budget de fonctionnement du pays, y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les responsables de programme à formuler les budgets.
• Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l'IRC, il élabore le budget des opérations sur le terrain et suit la méthodologie d'allocation des frais généraux aux budgets de subvention pour couvrir les besoins opérationnels des programmes.
• Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets des subventions afin de soutenir les réalignements pour assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des coûts directs et indirects de NY.
• Examen mensuel des résultats réels par rapport au budget afin de garantir l'utilisation maximale des montants budgétisés et de fournir des recommandations pour les réalignements, le cas échéant.
• Assurer la surveillance des dépenses de subventions actives par rapport au budget afin de s'assurer que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont réduits au minimum.
• Préparer ou examiner les journaux d'ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassifications, etc.
• Participer à l'ouverture/la clôture des subventions et aux réunions mensuelles de révision du BVA.
• Assurer le suivi et fournir un retour d'information au personnel des opérations et des programmes sur les points d'action des réunions BVA précédentes et proposer des journaux d'ajustement nécessaires pour tous les rapports BVA et financiers en conformité avec les règlements des donateurs.
• S'assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer les écarts et les domaines d'amélioration.

Rapports des Donateurs

• Préparer et consolider les rapports financiers des subventions et les soumettre à l'examen du directeur adjoint des finances.
• Analyse du budget du partenariat par rapport aux résultats réels afin d'identifier les problèmes de comptabilité ou de conformité.
• Identification des problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité des rapports de données. Informer régulièrement le directeur adjoint des finances des problèmes à résoudre concernant les rapports financiers des partenaires.
• Assurer la soumission en temps voulu des rapports financiers, y compris des actifs, et veiller à ce que toutes les échéances soient communiquées aux donateurs en temps voulu. Assurer une liaison proactive avec le responsable du projet ou le coordinateur budgétaire/donateur si les délais ne peuvent être respectés.

Autres tâches

• Contribuer au bon fonctionnement général du département financier en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur.
• Contribuer à l'amélioration générale du système financier et comptable de l'IRC Tchad en faisant des recommandations au superviseur sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés.
• Programmer et coordonner la réunion financière hebdomadaire, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les minutes et les actions avec le personnel financier.
• Fournir un soutien aux défis et l'assistance nécessaire pour exécuter la tâche hebdomadaire du département des finances à partir des réunions.
• Coordonner la communication entre les subventions, les programmes et les sous-bénéficiaires de l'IRC.
• En collaboration avec l'unité subvention/le chef de projet, convoquer régulièrement des réunions de coordination des partenaires.
• Documenter et partager les comptes rendus des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi des points d'action convenus lors de la réunion de coordination avec les partenaires.
• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l'intégration du programme par la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires.
• Contribuer au travail d'équipe et au jeu d'équipe.
• Remplacer le directeur adjoint des Finances, en cas de besoin.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

Superviseur Hiérarchique : Directeur Adjoint, Finance

Position sous supervision directe : Budget and Reporting/Senior Finance Manager, Finance Manager US/OCHA Funding

Supervision indirecte : NA

Autres contacts internes et / ou externes

Internes : équipes de Programmes, Operations et Subventions

Externes : partenaires, ONG internationales et locales, agences des Nations Unies

EXIGENCES DU POSTE

Education:

Licence ou maîtrise en comptabilité, commerce ou études commerciales. Une qualification en comptabilité professionnelle sera un avantage supplémentaire.

Expérience

Minimum 3 ans d'expérience dans un département financier actif d'une ONG internationale. Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, la comptabilité ERP (D365) est préférable.

Compétences et aptitudes

Préférées

• Capacité à travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l'aise dans un environnement de travail multiculturel.
• Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d'organiser des tâches simultanément et de prioriser le travail.
• Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook.
• Doit avoir le sens du détail
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Honnête, fiable et digne de confiance
• Maîtrise de l'anglais et du français parlés et écrits
• Capacité à travailler sous pression.
• Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité
• Volonté d'adhérer aux règles de l'IRC et de les appliquer.
• Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante
• Connaissance approfondie des lois et pratiques du travail au Tchad

Obligatoires

• Engagé.e dans la mission et les principes de l'International Rescue Committee.
• Gestion opérationnelle - comprendre les politiques et systèmes de l'IRC et les appliquer efficacement.
• Applique une utilisation efficace des ressources.
• Gestion des programmes - Maîtrise de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des projets.
• Capacité à travailler dans un environnement d'équipe.
• Capacité à travailler avec du personnel de tous niveaux.
• Capacité à identifier rapidement les questions, les problèmes et les opportunités et à en informer le supérieur hiérarchique.
• Axé sur les résultats - veille à ce que les buts, les objectifs et les délais soient respectés.
• Modèle de rôle - Met en place des pratiques de travail efficaces par le biais du modèle de rôle.
• Respectueux tant au sein de l'organisation qu'avec les interactions externes.
• Autogestion - Capacité à s'adapter et à apprendre, à accepter les critiques constructives et les instructions des supérieurs.
• Peut communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit dans tous les services.
• Respecte ses engagements et travaille dans le sens des objectifs de l'organisation, en faisant preuve de cohérence.

Conditions :

Lieu : N’Djamena avec déplacements fréquents sur le terrain au Tchad

Sécurité : Contexte phase jaune

Les candidat.e.s tchadien.nes qualifié.e.s, résidant au Chad ou à l'étranger, sont vivement encouragé.es à postuler.