Administrador de operaciones de recursos humanos

El Administrador de Operaciones de Recursos Humanos gestiona la administración diaria de Recursos Humanos para las operaciones de la Compañía en Panamá y en otros países donde opera la Compañía, asegurando que los expedientes de los colaboradores, la documentación laboral, los registros legales, las novedades de planilla, vacaciones, licencias, beneficios y demás requerimientos laborales sean procesados correctamente, de acuerdo con las políticas de la Compañía y la normativa aplicable en Panamá y al resto de los países donde opera la Compañía.

El puesto es el principal punto de contacto administrativo para los asuntos rutinarios de Recursos Humanos y coordina con proveedores de planilla, asesores legales externos, la CSS, MITRADEL, entidades gubernamentales y otros proveedores de servicios. Asimismo, brinda apoyo administrativo general a la oficina de Panamá.

Principales funciones y responsabilidades:

Administración y expedientes de colaboradores

• Mantener actualizados los expedientes físicos y electrónicos del personal, registros maestros, datos del sistema de Recursos Humanos, documentos laborales y registros de compensación, licencias, desempeño, medidas disciplinarias y desvinculación.
• Procesar actualizaciones de datos del personal y preparar documentos laborales habituales, como cartas de trabajo, certificaciones salariales, constancias y referencias.
• Atender consultas rutinarias de Recursos Humanos, mantener la confidencialidad, conciliar registros con planilla y otros sistemas, y elevar asuntos que requieran revisión gerencial, legal o especializada.

Contratos de trabajo y MITRADEL

• Coordinar la preparación, firma, modificación, registro y seguimiento de contratos laborales panameños mediante modelos aprobados.
• Mantener controles de contratos y registros de trámites, inscripciones, aprobaciones, correspondencia y documentos ante MITRADEL; coordinar con asesores legales externos cuando corresponda.

CSS/SIPE y administración de planilla

• Coordinar afiliaciones, avisos de entrada, cambios de condición y declaraciones mensuales de salarios y planilla mediante CSS/SIPE, según corresponda.
• Entregar oportunamente las novedades de planilla por ingresos, salidas, cambios salariales, asignaciones, deducciones, bonificaciones, comisiones, ausencias y licencias; revisar los reportes y resolver diferencias con el proveedor de planilla o Contabilidad.
• Mantener soportes de la CSS, información de planilla vinculada al impuesto sobre la renta, décimo tercer mes, pagos de vacaciones y demás prestaciones legales.

Vacaciones, asistencia y beneficios

• Mantener registros exactos de vacaciones, licencias legales y de la empresa, asistencia y ausencias; coordinar permisos aprobados con los jefes y planilla y elevar posibles incumplimientos.
• Administrar afiliaciones, cambios y cancelaciones de beneficios, requisitos de elegibilidad, facturas y coordinación con proveedores; conciliar los beneficios con los expedientes y descuentos de planilla.

Ingreso, cambios laborales y desvinculación

• Coordinar documentos de ingreso, contratos, afiliación a la CSS, configuración en sistemas de Recursos Humanos, planilla y beneficios, inducción y listas de verificación de ingreso.
• Procesar ascensos, traslados y cambios de salario, puesto o jefatura, y comunicar las actualizaciones a Planilla, Contabilidad, proveedores de beneficios y otras partes pertinentes.
• Coordinar renuncias y terminaciones laborales, incluidos documentos de salida, datos de liquidación y vacaciones, cancelación de beneficios, devolución de bienes, retiro de accesos y cierre de expedientes.

Relaciones laborales, cumplimiento y soporte de Recursos Humanos

• Brindar apoyo administrativo en relaciones laborales, incluidos documentos, avisos, actas de reuniones, correspondencia y expedientes confidenciales; elevar asuntos con implicaciones legales, regulatorias o de impacto significativo para el personal.
• Mantener un calendario de cumplimiento laboral de Panamá para contratos, CSS/SIPE, planilla, beneficios, licencias y demás obligaciones periódicas; vigilar vencimientos y conservar soportes.
• Preparar informes habituales de Recursos Humanos, conciliar datos de sistemas de personal, planilla, CSS y beneficios, apoyar auditorías y solicitudes de información de autoridades o terceros, y comunicar cambios normativos a la dirección o asesores externos.
• Mantener formularios de Recursos Humanos, manuales del colaborador, documentos de ingreso, cartas modelo y constancias de aceptación de políticas; cuando aplique, coordinar el Reglamento Interno de Trabajo y trámites relacionados ante MITRADEL.

Administración general de oficina

• Apoyar la administración diaria de la oficina de Panamá: suministros, mantenimiento, servicios, internet, seguridad, proveedores, arrendador y edificio, mensajería, correspondencia, salas, eventos, viajes, controles de acceso, compras, facturas y archivo.
• Coordinar la preparación de puestos de trabajo para nuevos colaboradores, incluidos espacios, equipos, accesos, suministros y tecnología, y apoyar los procedimientos de emergencia y seguridad de oficina.