Assistant(e) secrétariat / back-office (abo0926)

Missions et responsabilités

1. Gestion des demandes entrantes
   • Assurer la gestion des appels, emails et demandes reçues.
   • Réceptionner, trier et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.
   • Assurer le lien entre les demandes entrantes et l’équipe interne.
   • Identifier les demandes nécessitant une validation ou un traitement spécifique.
   • Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur résolution.
2. Gestion administrative et back-office
   • Traiter et classer les informations et documents reçus.
   • Effectuer les saisies et mises à jour nécessaires dans les outils de suivi.
   • Assurer le suivi des dossiers et des différentes demandes administratives.
   • Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs.
   • Veiller à la bonne circulation et à la fiabilité des informations.
3. Coordination et organisation
   • Participer à l’organisation et à la coordination des différentes activités.
   • Contribuer à la préparation des plannings, déplacements et rendez-vous.
   • Assurer la coordination avec différents interlocuteurs internes et externes.
   • Mettre à jour les plannings et outils de suivi en fonction des évolutions.
   • Anticiper les besoins et signaler les éventuelles difficultés d’organisation.
4. Suivi et reporting
   • Tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données.
   • Effectuer les contrôles et vérifications nécessaires.
   • Préparer les remontées d’informations pour l’équipe interne.
   • Assurer un reporting régulier de l’activité et des dossiers en cours.
5. Support aux équipes et affaires courantes
   • Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins.
   • Prendre en charge différentes tâches liées à l’actualité et aux priorités du service.
   • Participer au traitement des affaires courantes.
   • Contribuer à l’amélioration de l’organisation et des processus de travail.

La liste des missions ci-dessus est non exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l’activité.

Profil recherché

Compétences techniques

• Formation ou expérience en secrétariat, assistanat, administration ou back-office.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication.
• Aisance dans la gestion des emails, appels et demandes entrantes.
• Bonne capacité rédactionnelle en français.
• Capacité à organiser, suivre et mettre à jour plusieurs dossiers simultanément.
• Bonne maîtrise des outils de suivi et de planification.

Qualités personnelles

• Organisation et rigueur.
• Réactivité et sens des priorités.
• Bon relationnel et bonne communication.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie et proactivité.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.
• Esprit de synthèse et sens du suivi.
• Capacité à travailler en équipe et à assurer efficacement le lien entre différents interlocuteurs.