Resumen del Puesto

El/la Asistente de Proyecto brindará apoyo en la ejecución diaria de actividades administrativas del proyecto de manera oportuna, efectiva y eficiente, contribuyendo al cumplimiento de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a las personas pobres y vulnerables. La persona seleccionada proporcionará servicios consistentes y de alta calidad, y contribuirá a la adecuada administración de los recursos del proyecto para ayudar a garantizar la eficacia operativa en apoyo de una programación de alta calidad.

Funciones y Responsabilidades Principales

• Facilitar la comunicación con todos los miembros del equipo del proyecto, personal relevante de otros departamentos/equipos y actores externos, según corresponda. Recibir, enviar y distribuir toda la correspondencia, documentos y comunicaciones entrantes y salientes.
• Brindar apoyo especializado en procesos y trámites administrativos del proyecto (por ejemplo, traducir, escribir, revisar y/o dar formato a documentos; registrar y transcribir actas de reuniones; redactar comunicaciones simples).
• Preparar documentación transaccional para respaldar los procesos operativos del proyecto y facilitar la coordinación de trámites (por ejemplo, solicitudes de pago, autorizaciones de viaje, anticipos de viaje, visas, reservaciones de hotel, entre otros).
• Compilar datos, realizar ingreso y verificación de información relacionada con procesos administrativos del proyecto (por ejemplo, listas de contactos, saldos de vacaciones del personal, reportes de asistencia, revisión de bitácoras vehiculares, misiones a campo, paquetes de bienvenida para visitantes, etc.).
• Apoyar los arreglos logísticos y de viaje para el personal y visitantes. Programar y coordinar citas. Brindar apoyo logístico y de comunicación para actividades de planificación de eventos.
• Apoyar la implementación de procesos de gestión de bienes y activos, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de activos, inventarios físicos, entre otros.

QUALIFICATIONS

Calificaciones Básicas

• Título de Educación Media
• Mínimo 2 años de experiencia trabajando en un entorno de oficina en funciones administrativas o de apoyo.

Calificaciones Deseables

• Estudios universitarios en Administración, Gestión, Recursos humanos, y otros afines al puesto
• Experiencia con una ONG local o internacional.

Conocimientos, Habilidades y Capacidades:

• Experiencia en preparación de documentos, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea, y manejo de diversos equipos de oficina.
• Experiencia en el paquete Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de gestión de información. Dominio de Microsoft Word.
• Buenas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para trabajar en múltiples tareas simultáneamente.
• Fuerte orientación al servicio al cliente y buenas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.
• Persona proactiva, orientada a soluciones y resultados.

Idiomas Requeridos:

español. El dominio del idioma inglés constituye una ventaja para la persona.

Viajes:

Debe estar dispuesto(a) a viajar hasta un 20 % del tiempo al área de intervención para apoyar eventos y misiones del equipo.

Responsabilidades de Supervisión:

N/A

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD:

Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse. The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements. All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.